Workflow - a digitális transzformáció alapja

A workflow olyan szoftver – rendszer – amely a napi tevékenységeket vezérli előre definiált, kötött üzleti folyamatok futtatásán keresztül. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden munkatársa mindig pontosan tudni fogja mi a teendője, milyen határidővel, mely dokumentumokat kell használnia, a rendszer pedig betartatja a határidőket, felügyeli a tevékenységeket. Ezen túlmenően tetszőleges jelentéseket készít a munkatársak teljesítményéről vagy egyéb releváns adatokról is. Egy workflow rendszer mindezeken túlmenően képes automatizálni az egyes tevékenységeket, döntéseket, így időt és pénzt spórol a vállalat számára.

 A mai igényeknek megfelelően kialakított, rugalmas megoldások lehetővé teszik, hogy minden olyan feladatot, amelyet korábban például csak az irodából lehetett teljesíteni, immár szabadon, helyhez kötöttség nélkül lehessen elvégezni. Vezetői szinten kiemelten előnyös az online rendszer, hiszen akár okostelefonján vagy tabletjén is azonnal értesülhet mindenről, ami vállalatánál történik.

Automatizáció workflow-val

A kompetitív piac és az új technológiai megoldások versenyképességük növelésére kényszerítenek minden vállalkozást. Ennek kézenfekvő módja a repetitív feladatok automatizálása, így jelentős megtakarításokat érhetünk el. Megfelelően kialakított automatizációs stratégia által alacsonyabb költségek mellett magasabb szinten szolgálhatjuk ki ügyfeleinket, legyen szó termelő, kereskedő vagy szolgáltató vállalkozásról. Más automatizációs megoldásokkal szemben, melyek csak egy-egy területen tesznek lehetővé automatikus működést a workflow rendszerek átfogó megoldást nyújtanak az üzleti folyamatok automatizálására. Legyen szó döntésekről, adatmozgatásról, dokumenutmok készítéséről, jóváhagyásáról, IT rendszerek összekötéséről vagy akár számlák iktatásáról és kezeléséről, e tevékenységek – egy része vagy akár egésze is – automatizálható workflow rendszer segítségével. 

Munkafolyamatok automatizálása

Az egyes munkafolyamat-lépések automatizálása lehetőséget biztosít arra, hogy a szervezeten belül munkaerő szabaduljon fel, így több idő marad a megrendelt projektek teljesítésére illetve új ügyfelek megszerzésére, ami hatékonyan támogatja az üzleti eredmények elérését. Akár teljesen automatikus tevékenységláncok is felépíthetőek (pl.: kintlévőség kezelés), de íme néhány példa hol javítható és gyorsítható egy munkafolyamat és dokumentumkezelő rendszerrel a vállalati munkavégzés:
  • pénzügyi mutatók automatikus ellenőrzése,
  • testreszabott ajánlatok,
  • automatikus eszkalációk (pl.: határidő lejárta előtt),
  • párhuzamos munkafolyamatok kezelése (pl. 3 vezetőből 2 jóváhagyás szükséges)
  • műszaki rendszerekkel való automatikus kapcsolat során automatikus hiba ellenőrzés és ennek megfelelő ügyfél-kommunikáció (tudjuk, hogy Önnél hiba van)
  • kiegészítő termékek ajánlása (cross-sales, up-sales)
  • személyes ügyfélkiszolgálás

Automatikus munkafolyamat léptetések

Képzelje el, hogy több tízezer olyan nyitott munkafolyamata van amely várakozik valamire:

  • Lejárt-e a szerződés?
  • Van-e még tartozása?
  • Kaptunk-e választ?
  • 2 hét múlva ismét hívni kell!
  • Elhárult már a hiba?
  • Beérkezett az áru?
  • Meggyógyult már a kapcsolattartó?

Ezeket a munkafolyamat-lépéseket a folyamatkezelő motor képes automatikusan ellenőrizni, egyes feltételek függvényében a munkafolyamatokat továbbvinni, riasztást küldeni, lezárni egy ügyet vagy kezelőhöz / vezetőhöz továbbítani, priorizálni, összekapcsolni, csoportosítani….

Lépjen velünk kapcsolatba!