Mi a bevezetési projekt?
A bevezetési projektek magukban foglalják a workflow rendszer kialakítását és testre szabását. Emellett ügyfeleink teljeskörű képzést kapnak a rendszer használatáról, funkcióiról. Mindezt természetesen saját irodájukban, saját rendszerükben, így minden ügyfelünk pontosan tudja, mit hol keressen, milyen funkciót hol és hogyan érhet el vadonatúj xFLOWer rendszerében.
Folyamatok kialakítása, paraméterezés
A bevezetési projektek egyik legfontosabb eleme az egyedi üzleti folyamatok teljesen testreszabott kialakítása, melyeket akár ügyfeleinkkel közösen, workshopok keretein belül is végezhetünk. Ilyenkor egyeztetett helyen és időben ügyfelünkkel közösen kialakítjuk a rendszerben kezelt folyamatokat, adatbevitelhez űrlapokat, dokumentumsablonokat és minden egyebet, ami a rendszer teljes kihasználásához szükséges – és természetesen megmutatjuk, megtanítjuk ezek használatát is.
Képzés
A bevezetési projektek során átfogó képzést nyújtunk a rendszer használatával kapcsolatban és igyekszünk választ adni minden ide kapcsolódó kérdésre még azelőtt, hogy azok felmerülnének. Így a rendszer használatának elsajátítása könnyebb, gyorsabb és hatékonyabb, valamint nagyobb szervezet esetén az oktatást kapott kollégák a többi felhasználónak is könnyen nyújthatnak hatékony segítséget a rendszerre való átállásban.
Belső kommunikáció
A változások belső kommunikációja és vezetői támogatottsága a sikeres bevezetés egyik kulcsa. Éppen ezért figyelmet fordítunk a kollégák időszerű, megfelelő tájékoztatására is, hogy segítsünk legyőzni a változásokkal szembeni esetleges belső ellenállást és arra törekszünk, hogy minél jobban bevonjunk minden érintettet az új rendszer kialakításába – így az új rendszert a kollégák „sajátjuknak” érezhetik. Tapasztalatunk szerint a bevezetési projekt és a rendszer használata akkor lesz igazán sikeres, ha minden, a rendszerben dolgozó kolléga számára egyértelmű, hogy nem egy olyan rendszert kapnak, amely további adminisztratív feladatokat, terheket ró rájuk, hanem egy olyan szoftveres eszközt, ami hatékonyan támogatja napi munkájukat és segít gyorsabban, kevesebb hibával, egyes esetekben akár automatikusan elvégezni olyan időrabló feladatokat, amelyek nem kapcsolódnak szervesen a munkakörhöz de mindenképpen el kell őket végezni. Jó példa erre az adminisztráció, ami gyakorlatilag mindenki számára terhet jelent, workflow rendszerrel azonban könnyebben kezelhető sőt, sok esetben automatizálható is.
Miért jó?
A bevezetési projektek során általában olyan lényeges kérdésekre kapnak választ ügyfeleink, amelyek kizárólag gyakorlati használat során merülnek fel. Mivel a bevezetési projektek keretein belül lehetőség nyílik a rendszer adott üzleti környezetben történő kipróbálására, használatára, egy sor üzletileg is lényeges kérdés már azelőtt tisztázásra kerülhet, hogy a tesztüzem – vagy éles üzem – elkezdődne. Ennek megfelelően a tesztidőszak rövidebb lesz, gyorsabb a bevezetés és a rendszer használatával járó előnyök is hamarabb kihasználhatók.
Tanácsadás
Az üzleti folyamatok fejlesztése komplex feladatok összessége, ami viszont elengedhetetlen a sikeres workflow bevezetéshez. Üzleti folyamatok kialakításában és fejlesztésében is sokéves tapasztalattal rendelkezünk, ám ilyen esetekben – különösen nagyobb, összetett projektek esetében – általában olyan szervezetfejlesztő partnerrel közösen végezzük el a folyamatok fejlesztését, aki kifejezetten ezen a területen dolgozik és tapasztalt. Akár folyamatmérnökök bevonásával modellezzük és implementáljuk a soklépéses, bonyolult üzleti folyamatokat, így a bevezetési projektek során nem csupán a szoftveres támogatás, hanem a racionálisabb operatív működés által is növekszik ügyfeleink szervezeti hatékonysága.