Milyen esetben ajánlott?
A sikeres, önálló RPA bevezetés előfeltétele, hogy az üzleti folyamatok egyrészt stabilan, optimálisan működjenek, másrészt, hogy rendelkezésre álljon egy olyan workflow – BPM – rendszer, ami ezeket teljes körűen kezeli és elvégzi azokat a szerveroldali, folyamatkezelési feladatokat, amikre az RPA megoldás önmagában nem alkalmas. Amennyiben az üzleti folyamatok még nem működnek optimálisan, vagy nem kezeli ezeket megfelelő rendszer, úgy mindenképpen azt javasoljuk, hogy RPA bevezetés előtt e kihívás megoldására kerüljön fókusz és erőforrás. Tanácsunk oka, hogy nemzetközi szinten mérve a sikertelen RPA bevezetési projektek bukásának oka nem kevesebb, mint 80%-ban a nem megfelelő üzleti folyamatokra, illetve az ezeket támogató rendszerek hiányára vezethető vissza.
Üzleti elemzés
RPA bevezetési projektek során is első lépésként az automatizálásra kijelölt folyamatok, tevékenységek elemzése valósul meg. Ilyenkor elsősorban a tevékenységek összetettségét, hosszát, illetve automatizációra való alkalmasságát elemezzük. Amennyiben egy üzleti folyamat vagy tevékenység inkonzisztens, nem standardizálható bemeneti adatokkal működik, vagy lefutásához nagyarányban emberi döntések szükségesek, úgy ezeket nem javasoljuk automatizálni. Általánosságban elmondható, hogy azokat a tevékenységeket célszerű és megtérülő RPA segítségével automatizálni, amelyek szabványos, konzisztens bemeneti adatokra épülnek, ismétlődők, illetve a bennük foglalt döntések algoritmizálhatók – azaz a robot képes meghozni a végig vitelhez szükséges, általában egyszerűbb döntéseket. Természetesen e tevékenységek nagy számban jelenhetnek meg egy szervezetben, így automatizálásuk komoly költségcsökkenést eredményez.
Inkrementális bevezetés - egyszerűbbtől a bonyolultig
Csakúgy, mint bármely más megoldásunk esetében, úgy az RPA bevezetés kapcsán is javasoljuk, hogy a bevezetés mindig inkrementális legyen. Azaz, hogy a robotok egyesével kerüljenek kialakításra, tesztelésre és éles üzembe állításra, hogy a bevezetés ne jelentsen túlzott terhelést a szervezet számára. Itt szükséges megjegyezni, hogy az azonos tevékenységet végző robotok száma itt is korlátlan, hiszen egy tevékenységet akár többszáz robot is végezhet egyszerre, amennyiben szükséges. Ilyenkor értelemszerűen egy-egy tevékenység, folyamattípus kerül bevezetésre, magyarul attól, hogy csak “egy” robot kerül kialakításra, tesztelést követően akár többszáz példány is azonnal indítható ebből a robotból.
Ugyanígy érdemes először a lehető legegyszerűbben automatizálható tevékenységeket automatizálni. Hiszen az egyszerűbb feladatokat gyorsabban el lehet készíteni, könnyebb tesztelni, ennek következtében pedig éles üzembe állításuk sokkal hamarabb megtörténhet, mint a bonyolultabb eszközöké. Így gyorsan érhetünk el eredményt és a lehető legrövidebb idő alatt munkába állhat a digitális munkaerő egy része.
