Integrált RPA és BPM – hogyan működik?

Miről lesz szó?

Mindenekelőtt fontosnak érezzük pontosítani, hogy milyen eszközök közös “munkája” szükséges ahhoz, hogy az irodai automatizációt magasabb szintre emeljük. Mindenekelőtt lássunk egy kis történelmi áttekintést, hogy jobban megértsük miért, és hogyan jutott el a technológia a mostani szintre és megoldásokhoz!

Kitekintés

Távolabbról szemlélve a vállalati technológiák fejlődését, már a kezdetektől – azaz a múlt század 60-as, 70-es éveitől kezdve – megállapíthatjuk, hogy az IT fejlesztéseket szinte mindig a következő faktorok támogatták:
Az üzleti környezet egyre növekvő komplexitása – a vállalatok egyre összetettebb, bonyolultabb környezetben kellett, hogy helytálljanak, különösen azok a cégek, amelyek több országban is jelen voltak: változatos törvényi szabályzások, eltérő adórendszerek és cégstruktúrák, más munkakultúra és munkaügyi rendelkezések, stb.

• Nagyobb méret – a vállalatok méretében olyan növekedés indult el, ami már nem tette lehetővé a vállalatvezetést hagyományos eszközökkel
• Egyre gyorsuló működés – a vásárlók igényei egyre gyorsabb és jobb megoldásokat követeltek, amiket a vállalatoknak muszáj volt kielégíteni, különben vevőik gyorsan a konkurenciához pártoltak
• Növekvő költségek – a megnövekedő munkateher és a gyorsabb teljesítés igénye együttesen drámaian megemelte az egyes tevékenységek munkaerő-igényét, ami viszont egyre költségesebbé tette a termelést és a teljesítést

Mindezen faktorok együttesen az egyre nagyobb hatékonyság elérésére sarkallták a vállalatokat. A hatékonyság növelésének egyik – és igen fontos – eszközei pedig a hagyományos, papíralapú, manuálisan végzett feladatokat kiváltó IT rendszerek lettek. Természetesen ez önmagában nem lett volna elég, így a termelésben, disztribúcióban és számos egyéb területen is elkezdtek megjelenni különféle automatizált megoldások, jó példa erre a termelés robotizálása, részleges vagy egyes munkafázisok esetében teljes, automatizálása.
Az idők során egyre jobb, költséghatékonyabb és nagyobb tudású rendszerek kezdtek megjelenni ezen a téren, így a fejlődés gyakorlatilag folyamatos volt – és folyamatos a mai napig is. E fejlődés egyik, sok tekintetben áttörést jelentő, állomása volt néhány évvel ezelőtt az RPA megoldások megjelenése és kezdődő piachódítása.
Ugyanakkor egy réginek mondható törvényszerűség ezesetben is érvényre jutott: a kezdeti eufóriát követően meg kellett állapítani, hogy önmagában egyetlen eszköz sem jelent megoldást minden kihívásra: bár az RPA eszközök kiválóan tették és teszik a dolgukat, mégis egy sor további feladat esetében önmagukban nem jelentenek megoldást – ahogy bármely más rendszer sem. Ebből logikusan merült fel az igény, hogy az RPA megoldásokat össze kössék további rendszerekkel, ám ez a megközelítés még most, 2020-ban is viszonylag újnak tekinthető. E szemlélet szerint az RPA megoldások akkor lehetnek igazán hatékonyak, ha további rendszerekkel együttműködve képessé válnak olyan feladatok megoldására, mit külön-külön egyik sem lenne képes elvégezni. Így ma már akár ERP, CRM, pénzügyi, HR, adminisztratív, és egyéb szoftverekkel is képesek integráltan együttműködni az RPA megoldások. Esetünkben a BPM – azaz workflow – integrációról szeretnénk bővebben értekezni.

Miért BPM/workflow integráció?

Ha bárki elkezd üzleti folyamatok kezelésével foglalkozni, hamar egyértelmű lesz számára, hogy gyakorlatilag minden, a vállalatban végzett tevékenység folyamatként értelmezhető, azaz bizonyos elemi tevékenységek, feladatok adott sorrendben és határidőre való elvégzését követeli meg. A szoftverrobotok szintén hasonló gondolatmenetet követve végzik feladataikat: minden egyes kattintás, gombnyomás, és további elemi tevékenység tulajdonképpen folyamatlépésként határozható meg a robotikus fejlesztői környezetekben. A workflow – BPM – rendszereknek ugyanez a legfőbb sajátossága: az üzleti folyamatok meghatározott sorrendben, határidőre és kimenettel rendelkező elemi lépések elvégzésére épülnek, akár szervezeti egységeken keresztül ívelően, komplex tevékenységeket megvalósítva. Ilyen értelemben tehát nagyon hasonlónak vélhetnénk az RPA és BPM megoldásokat – és igazunk is lenne. Ugyanakkor ezesetben a két rendszer közötti különbségek lényegesek: míg a workflow rendszerek teljes üzleti folyamatokat kezelnek, méghozzá szerveroldalon akár igen sok, egymástól teljesen eltérő feladatot is kezelve, addig az egyes felhasználók munkaállomásaihoz, az azokon tárolt adatokhoz nem férnek hozzá, illetve nem képesek e munkaállomásokon – klienseken – automatikusan elvégezni feladatokat. Ilyen esetekben, legyen bármilyen egyszerű és banális a kliensoldali feladat, mindenképpen ügyintézőre van szükség, hogy az adott üzleti folyamat tovább léphessen. Ezzel szemben az RPA megoldások kizárólag az egyes klienseken végeznek feladatokat, éppen úgy, ahogyan egy ügyintéző tenné – természetesen kizárólag jól definiált, ismétlődő feladatok és tevékenységek esetében. Ugyanakkor az RPA megoldások – előbbiekben is körülírt – jellegükből fakadóan nem kezelnek teljes üzleti folyamatokat és nem képesek szerveroldali feladatvégzésre, ilyen típusú automatizációra. Annak érdekében, hogy mindkét megoldástípus előnyeit kihasználhassuk, a kétféle rendszer integrációjára van szükség. Mit nyerünk így?

RPA és BPM rendszerek gyakorlati együttműködése

A két rendszer együttműködését talán egy példán keresztül szemléltethetjük a legjobban. Képzeljünk egy egyszerű, mindennapi tevékenységláncot, legyen például a bejövő számlák kezelése. Lássuk, mi történik, ha manuálisan kezelünk bejövő számlákat!

• Számla beérkezése, iktatása – amikor egy számla valamilyen csatornán- posta, email – beérkezik, egy illetékes iktatja azt, valamint a számlaadatok alapján esetleg eldönti, hogy kinek kell jóváhagynia a számlát. Ellenőrzi továbbá, hogy a számla adattartalma megfelelő-e: nem hibás-e az ÁFA tartalom, jók-e a dátumok, helyesen került-e megnevezésre a megrendelő és így tovább. Nagyon jó esetben ellenőrzi, hogy kapcsolódik-e valamilyen szerződéshez vagy PO-hoz a kérdéses bizonylat.
• Számla továbbítása – Ezután a számlát, ha első körben befogadhatónak látszik, a jóváhagyó (k) felé továbbítják
• A jóváhagyó – bizonyos szabályok alapján – jóváhagyja vagy elutasítja a számlát. Elutasítás esetében a számla visszakerül a kiállítóhoz.
• Jóváhagyás esetében a számla befogadásra, illetve továbbításra kerül a pénzügyi osztály felé, ahol gondoskodnak kiegyenlítéséről.

Mi a probléma a fenti folyamattal?

A fent leírt egyszerű folyamatban egyrészt nincsenek jelen technológiai megoldások, így teljes mértékben emberi erőforrásra épít, ami ilyen esetekben költséges, lassú és alacsony hatékonyságú. Továbbá számos más problémát is felvet:

• Biztosan helyesen kerül iktatásra, érkeztetésre a számla?
• Biztosan a megfelelő jóváhagyóhoz kerül?
• Mi alapján születnek meg a döntések a jóváhagyást, vagy akár csak a továbbítást illetően?
• Ki fér hozzá az adatokhoz? Hogyan biztosítható a kellő diszkréció?
• Mi garantálja, hogy a számla nem veszik el a bürokrácia labirintusában?
• Hogy biztosítható, hogy minden egyes tevékenység időben megvalósuljon úgy, hogy a fizetési határidőből ne csússzunk ki?

E kérdések megválaszolására, és a szabályozott, javarészt automatizált működés megvalósítására szolgál az együttműködő BPM és RPA rendszer. Lássuk a folyamatot technológiai oldalról megközelítve:

• A számla beérkezik valamilyen meghatározott csatornán. Papír alapú számla esetében az ügyintéző feladata csupán annyi, hogy beszkennelje a dokumentumot.
• Az RPA emailes beérkezés esetében kiemeli az email csatolmányt, szkennelt dokumentum érkezése esetében pedig automatikusan indul.
• Az RPA eszköz a számlaképből egy beágyazott, intelligens OCR (Optical Character Recognition – Optikai Karakterfelismerés) eszköz segítségével kiemeli a számla adatokat.
• Az ellenőrzési rutinok már az RPA-ban lefuthatnak: határidők, ÁFA tartalom, stb. Ha a robot hibát talál a számlában, akkor automatikusan visszaküldi azt.
• Ha a robot minden adatot rendben talál, akkor belép a workflow rendszer és elindít egy számlajóváhagyás ügyet.
• Ezután rögzíti a számla a adatait és csatolja a számlaképest a workflow rendszerbe és tovább lépteti az ügyet. (E két lépés természetesen interface-en keresztül is megvalósulhat, amennyiben erre van lehetőség)
• A workflow rendszer automatikusan és azonnal a megfelelő jóváhagyóhoz továbbítja a számlát jóváhagyásra. A számla adatai alapján a workflow képes “eldönteni”, hogy a számla egy vagy többkörös módszerrel hagyható-e jóvá, hogy nem szükséges-e valamilyen okból mégis visszaküldeni, valamint még egyszer ellenőrizheti az adatok helyességét is.
• Ezután az illetékes jóváhagyó – vagy jóváhagyók – feladatot kapa a rendszerben, határidővel, ameddig jóvá kell hagynia, vagy el kell utasítania a számlát.
• Amikor a jóváhagyás megtörtént, a workflow automatikusan továbbítja a számlaképet és az adatokat a pénzügyi osztály vagy a pénzügyi rendszer felé.
• 
  

Miért szerencsés az utóbbi módon felépített folyamat?

A második kvázi folyamat-verzióban egy teljesen szabályozott tevékenységlánc valósul meg, ahol nincs esély arra, hogy hibás emberi döntés vagy mulasztás következtében a dokumentum útja a szervezeten belül megváltozzon. Természetesen a leírást egyszerűsítettük, de minden további nélkül elképzelhető akár automatikus szerződéshez, PO-hoz rendelés is, így amennyiben nincs bizonyítható megrendelés a számlához kapcsolódóan, úgy a rendszer magától visszadobja, vagy éppen pontosítást kér.
A folyamat első része azonban így is látványosan gyorsul és pontosabbá válik: RPA végzi el az egyes humán feladatokat, vagy legnagyobb részüket, a workflow pedig gondoskodik a folyamat teljeskörű menedzsmentjéről egészen a legvégééig. Így gyakorlatilag kizárható, hogy olyan hibák, tévedések lépjenek fel, mint az első esetben, valamint sokkal alacsonyabb költséggel oldható meg a tevékenységlánc végig vitele is.
Így bizonyos értelemben a szervezet közelebb került a bevezetőben megfogalmazott célhoz, miszerint minél alacsony költség mellett, minél gyorsabban és a lehető legkevesebb hibával valósítsa meg tevékenységeit – azaz sikeresen növelte hatékonyságát.

Végszó

Természetesen a fentiekben vázolt folyamat csupán egyetlen példa a sok közül, amik sikeresen használhatják ki a két rendszer szinergiáiból adódó előnyöket. Nem csupán dokumentumon alapuló folyamatok esetéében, hanem számos olyan esetben is használható integrált megoldás, ahol bizonyos ismétlődő, jellemzően adatkezeléssel kapcsolatos feladatok megoldása a cél. Sőt, még akár olyan szerepkörökben is elképzelhető ilyen működés, ahol személyes ügyfélkapcsolat valósul meg. Jóó példa lehet erre egy bankfiók, ahol az ügyintéző az ügyélfre koncentrálhat ahelyett, hogy adatokat rögzítene rendszerekbe, vagy másolna egyik rendszerből a másikba – hiszen ilyenkor akár egy robot is képes a háttérben megoldani ezeket a feladatokat, az ügyintéző közreműködése nélkül. A lehetőségek szinte végtelenek – csak fantázia kérdése, mennyi mindenben támogathat vállalatokat egy jól kialakított, integrált RPA-BPM rendszer!