Miért célszerű?
Az RPA megoldások megjelenésekor nem volt tisztázott, hogy ezek az eszközök pontosan milyen feladatok teljesítésében támogatják az ügyviteli tevékenységeket. Sok esetben felmerült, hogy az RPA megoldások workflow-val is helyettesíthetők és viszont: miért lenne szükség RPA megoldás bevezetésére, amennyiben már rendelkezünk workflow rendszerrel?
A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy a két rendszer nem helyettesítheti, hanem kiegészítheti egymást, együtt használva őket pedig az automatizáció eddig elérhetetlen szintjei valósíthatók meg.
- Az RPA nem kezel teljes üzleti folyamatokat, hanem egy-egy ismétlődő feladatot old meg, mintegy “utánozva” az emberi viselkedést, munkavégzést. Természetesen sokkal gyorsabban és hibamentesen.
- A workflow – avagy BPM – rendszerek teljes üzleti folyamatokat kezelnek, az egyes, ügyintézők által elvégzendő feladatok automatizálására nem alkalmasak.
- Ha azonban integráltan használjuk mindkét megoldást, úgy mindkét rendszer előnyeit élvezhetjük: a workflow kezeli a teljes üzleti folyamatot, míg az RPA “bedolgozik” a workflow-nak: elvégzi azokat a feladatokat, amikre a workflow-nak szüksége van a folyamat végig viteléhez.
Amikor egy folyamatban adatokra van szükség...
Bármely üzleti folyamatot is tekintjük, biztosak lehetünk benne, hogy elvégzéséhez adatokra lesz szükségünk. Amíg az adatok megtalálhatók a BPM – workflow – rendszerben, vagy más rendszerben elérhetők API-n, vagy egyéb integrációs megoldáson keresztül, addig a folyamat lefutása biztosított. Mi történik azonban, ha valamilyen okból az adatok manuális bevitele szükséges, vagy a szükséges adat bármilyen okból kizárólag valamely kliensgépen érhető el? Ebben az esetben segít integrált megoldásunk!
- A workflow rendszer kérést indít a UiPath felé, hogy a szükséges adatokat adja át
- A UiPath Orchestrator – központi vezérlőmodul – utasítja a rendelkezésre álló robotokat, hogy gyűjtsék össze és küldjék el a kért adatokat
- Amikor az adatgyűjtés véget ért, a szükséges adatok visszakerülnek a workflow rendszerbe
- A folyamat így automatikusan tovább lép
Amikor robot indít üzleti folyamatot...
A szoftverrobotok képesek akár időzítetten, akár valamilyen esemény bekövetkezte okán elindulni, tevékenységeket végezni. Legyen szó egy bejövő emailről vagy akár a kezelő által végrehajtott valamilyen tevékenységről, a szoftverrobotok képesek automatikusan elindulni és elvégezni feladataikat. Mivel bizonyos adatok beérkezése szükségessé teheti üzleti folyamatok elindítását, a robotok ezt is elvégezhetik manuális folyamatindítás helyett.
- Például, ha egy számla érkezik emailben, a robot képes kiemelni a számlaképet, értelmezve a benne szereplő tulajdonságokat és elindítani egy számlakezelés folyamatot a workflowban
- Előfordulhat, hogy a kliensgépen szükséges adatgyűjtés, amit azonban fel kell dolgozni egy üzleti folyamatban. Ezesetben a robot összegyűjti az adatokat, majd elindítja a megfelelő folyamatot a workflow rendszerben.
- Amikor az adatgyűjtés véget ért, a szükséges adatok visszakerülnek a workflow rendszerbe
- Olyan eset is reális, amikor bizonyos kliensoldali adatokra adott időben van szükség a folyamatban. Ekkor a robot időzítetten indul és a megfelelő időben átadja az adatokat a workflow rendszernek.
További felhasználási módok
A fenti példákon kívül természetesen még sok egyéb területes is hasznos lehet integrált workflow és RPA megoldás használata. Az ismétlődő adminisztratív feladatok nagy része alkalmas arra, hogy részben, vagy akár egészen automatizáltan valósuljon meg, minimális emberi beavatkozással, vagy emberi beavatkozás nélkül.
Integrált megoldásunk használata valóban új távlatokat nyit az adminisztrációs és egyéb ismétlődő feladatok automatizálásában, sőt, akár a munkavállalók feladatainak támogatásában is. Azaz amennyiben valamely tevékenységhez mindenképpen emberi munkára van szükség, akkor a robotok képesek hatékony, azonnali támogatást nyújtani az ügyintézők munkájához – például front office feladatok esetében – így az ügyintézők gyorsabban, kevesebb hibával végezhetik el az adott feladatot. Ezen túlmenően – mivel workflow rendszer is rendelkezésre áll – a robotok tovább viszik a tevékenységeket, immár az üzleti folyamat szintjén. Így az ügyintézőknek nem csupán arra nem lesz szükséges energiát fordítani, hogy például bizonyos adatokat felvegyenek az ügyféltől, hanem ezek további kezelése és a teljes ügy elintézése sem rájuk hárul.
Mivel mindkét megoldás rugalmas és tetszőlegesen testre szabható, gyakorlatilag bármilyen összetettségű, vagy akár sokszereplős, szervezeti egységeken átívelő operatív tevékenységek támogatása, automatizálás is megoldható, magas szintű automatizáció megvalósítása mellett.