Miért nem lehetséges tevékenységeket robotizálni úgy, hogy közben a mögöttes üzleti folyamatot nem optimalizáljuk, nem kezeljük megfelelően?
Ahogy már kiderült, az RPA megoldások önmagukban nem képesek teljes üzleti folyamatok kezelésére, ugyanakkor mindenképpen szükséges látni, hogy a robotizálni kíván tevékenységek hogyan, és milyen üzleti folyamatokba illeszkednek. Emellett a tevékenységek optimalizálására is szükség van, hiszen a rossz működést automatizálással konzerválni egyenes út a káoszos, átláthatatlan operatív munka felé.
“Nekem csak néhány robotra van szükségem…”
E mondat gyakran elhangzik, legtöbbször a bevezetés és működtetés költségeinek lehető legnagyobb mértékű csökkentése céljából. Az esetek nagyon kis százalékában természetesen előfordul, hogy az üzleti folyamatok kezelése már megoldott, és valóban kizárólag a manuális ügyintézői tevékenységet kell automatizálni – de ez ritka.
Miért nem jelenthetjük ki, hogy csak néhány robotra van szükség? Ennek több oka is van, mindet részletesen kifejtjük, de előtte lássuk sorjában ezeket:
Mindenekelőtt a már említett folyamatkezelés, folyamatok optimalizálása okán. Ehhez egyrészt szükséges a teljes üzleti folyamatok áttekintése, revíziója, esetleg process mining alapú újragondolása.
Ezen túlmenően szükséges egységes rendszerben kezelni ezeket a már optimalizált folyamatokat. Erre a célra workflow rendszerek állnak rendelkezésre, amikkel többféle automatizáció is megvalósítható szerveroldalon.
A robotizálásra kijelölt tevékenységeket is elemezni és optimalizálni kell. Ha végiggondoljuk, ezek is folyamatok, csak lényegesen kevésbé kiterjedtek a klasszikus, BPM – workflow – eszközökkel kezelt teljes üzleti folyamatoknál. Nevezzük ezeket mikro folyamatoknak az egyszerűség kedvéért. (Ez a matematikában is használt kifejezés a kisebb kiterjedésű folyamatok körülírására szolgál, így megfelelően szemlélteti az RPA robotizáció során alkalmazott folyamatokat)
Így a mikro folyamatok elemzése és optimalizálása kell, hogy legyen az első lépés, mielőtt RPA bevezetési projektünkhöz kezdhetünk. Ugyanakkor milyen hatást érhetünk el az optimalizált mikro folyamatok robotizálásával, ha nem látjuk, hogy pontosan hogyan illeszkednek teljes üzleti folyamatainkba?
A szoftverrobotok szerepe az operatív munkavégzésben
Az RPA megoldások fentieknek megfelelően kvázi “ügyintézőként”, avagy digitális munkaerőként definiálhatók. Szerepük az operatív munkavégzésben is ennek megfelelő: a teljes üzleti folyamatok egyes, más szoftveres megoldások által nem kezelt feladatait képesek elvégezni – hatékonyabban, gyorsabban, alacsonyabb költségek mellett, mint az ember. Félreértés ne essék: ezek nagyrészt unalmas, ismétlődő, rutinfeladatok, amiket ember kizárólag kényszerből végez el – nevesül, mert nem volt más megoldás, mint a manuális munkavégzés. Az RPA eszközök éppen ezért nagy segítséget jelentenek az ilyen feladatok elvégzésében és szó szerint felszabadítják az ügyintézőket, adminisztrátorokat. Ugyanakkor egyrészt a kreatív, összetett emberi döntéseket igénylő feladatok tekintetében többnyire humán kezelő segítségére támaszkodnak. Ezen túlmenően szükséges, hogy a robotok feladatait összefogja és folyamatokba szervezze valamilyen eszköz – nevesül egy workflow rendszer. Így gyakorlatilag az egész üzleti folyamatba épül be a digitális munkaerő, tehát nem a káoszt fogja konzerválni, hanem a szervezett munkavégzést automatizálja. De miért nem célszerű és milyen nehézségeket okoz, ha kellő gondossággal felépített és megfelelő workflow rendszerben kezelt üzleti folyamatok nélkül próbálunk RPA meg oldást használni?
Automatizáljuk a káoszt?
Ilyen egyértelműen leírva azonnal logikus a válasz: nem! Ne automatizáljunk káoszos működést, hiszen annak mi értelme lenne, igaz? Ugyanakkor a megszokott, adott esetben kevésbé szervezett munkavégzés kereteiből kilépni és egészen más alapokra helyezni a munkavégzést nem egyszerű. Ennek egyik oka, hogy a legtöbb esetben már adott valamilyen – jobb vagy rosszabb, de mindenképpen bejáratott – működés és struktúra. Ennek megváltoztatása pedig nem egyszerű feladat: egyrészt igen elkötelezett menedzsment szükséges a változás elindításához, amit aztán a szervezet gyakorlatilag minden szintjén el kell fogadtatni. Ez a változás pedig nem más, mint az üzleti folyamatokra épülő napi munkavégzés. Ez egyrészt szervezettséget, másrészt pedig egyfajta szigort is igényel: a kiadott feladatoknak mindig pontosan, ugyanolyan ütemben és egyazon kimenettel szükséges megvalósulniuk.
Amikor a nagyobb munkaegységes szervezettsége már magas szinten áll, eljön a pillanat, amikor elkezdhetjük felfejteni, hogy hol találhatók azok a tevékenységek, amelyeket RPA segítségével automatizálhatunk. Viszont ehhez is szükséges, hogy a kiszemelt tevékenységekkel is pontosan tisztában legyünk. Adott esetben a kattintások, billentyűparancsok, vagy éppen egérmozgások szintjén szükséges ismernünk ezeket ahhoz, hogy újdonsült robotjainkat megfelelően megtaníthassuk munkájuk elvégzésére. Ezen felül természetesen még egy sor kérdést és problémát is meg kell oldanunk, például az IT rendszerekhez való hozzáférést, emberi és rendszerek közti kommunikációt, hogy csak néhányat említsünk. De mi az eredmény?
A szervezett automatizáció haszna
Ha a fentiekben ismertetett módon kezdjük automatizálni a napi munkát, akkor többféle nyereséget is elkönyvelhetünk. Az egyik, hogy vállalkozásunk alapvetően szervezettebbé válik: tevékenységeink megvalósítása ezentúl kiszámíthatóbban, hatékonyabban, adott esetben sokkal egyszerűbben fog megvalósulni. Ezen túlmenően átláthatóvá válnak a tevékenységek, felelősségek, illetve a határidők betartatása is megoldott lesz. Az RPA bevezetéssel pedig ebben a jólszervezett környezetben olyan automatizmusokat alakíthattunk ki, amikkel mérhetően csökkentjük a szervezet adminisztratív munkaterhét. Így kollégáink valóban felszabadulhatnak egy sor unalmas, ismétlődő, frusztráló tevékenység elvégzése alól, é energiáikat magasabb hozzáadott értékű tevékenységekre fordíthatják. Így gyakorlatilag azonos munkaerő mennyiséggel lényegesen több feladatot végezhetünk el, azaz a szervezet áteresztőképessége jelentősen növekszik.
Konklúzió
Fentiekből talán látszik, hogy minden automatizálási projekt alapja a szervezettség, az üzleti folyamatok megléte és azok megfelelő kezelése. Azaz gyakorlatilag a sikeres RPA bevezetés előfeltétele egy workflow rendszer megléte, ami mindezeket kezeli sőt, a szerver oldali automatizációkat is megvalósítja. Mindezen túlmenően a workflow rendszer lehetővé teszi az RPA felé kiépített integráció megvalósítását is, így a szoftverrobotokat akár automatikusan is vezérelhetik üzleti folyamatok. Így azonnal magasabb szintre emelhető az automatizáció és még hatékonyabbá válik a munkavégzés is.
Az RPA-workflow.hu éppen ezt kínálja: workflow és RPA megoldás integráltan, magas szintű ügyviteli automatizáció megvalósítására.